Une place pour chaque chose et chaque chose à sa place dit la sagesse populaire.
Tout comme vous appréciez une maison bien rangée pour facilement retrouver ce dont vous avez besoin, le classement de vos documents dans votre ordinateur apporte quelques avantages.
Pourquoi ranger son ordinateur ?
Certaines personnes ont un sens du classement bien personnel, j’en fais partie. Je parviens toujours à retrouver mes affaires, mais personne d’autre ne pourrait le faire à ma place !
Comme j’avais une activité professionnelle très prenante, c’est mon mari qui se chargeait du classement à la maison. Il avait pris l’habitude de classer tous nos documents administratifs dans des classeurs de différentes couleurs (Banque, Impôts, Assurances, Factures EDF, Fiches de paie…). Ce système fonctionnait très bien jusqu’à ce que certains opérateurs refusent d’envoyer les factures ou les relevés de banque par courrier.
Même si cela est perturbant au début, avoir ses documents dématérialisés et classés dans son ordinateur c’est pouvoir :
- Retrouver facilement les bons documents
- lorsque nous en avons besoin pour une demande d’aide ou un appel d’offres.
- Les envoyer en pièce jointe d’un mail
- plutôt que d’aller à la poste et de faire des photocopies, c’est plus économique en impression aussi.
- Gagner du temps,
être plus efficace.
- Avoir ses documents « dématérialisés » en cas de sinistre
, c’est très utile surtout si vous les avez sauvegardés sur un disque dur externe ou une clé USB.
Nous ne voulons pas non plus tout imprimer car c’est souvent inutile, coûteux et pas du tout écologique, savez-vous qu’en entreprise par exemple :
- Un salarié utilise entre 70kg et 85 Kg de papier par an.
- Une tonne de papier équivaut à la déforestation de
17 arbres, la consommation de 26 500 litres d’eau, 3 barils de pétrole, 4 100 kilowatts et à la production de 3 mètres cubes de déchets.
Comment ranger efficacement
Un ordinateur bien rangé, c’est comme une armoire. Je ne mélange pas mes chaussettes avec mes pulls et bien dans mon ordinateur, c’est pareil.
J’ai d’abord 2 classements, le personnel et le professionnel. Nous allons plus nous focaliser sur la vie personnelle qui parlera à tous. Je suis sous Windows 10, je m’excuse par avance pour celles et ceux qui sont sur Mac 😊
Etape 1
Notez sur un brouillon tous les types de documents que vous avez (factures, contrats d’assurances, ordonnances médecin, fiches de paie ou paiements des retraites…). Cette nomenclature vous servira pour « nommer » vos dossiers.
Etape 2
Créer des dossiers dans la section « Documents » dans l’explorateur de fichiers (voir plus bas). Vous rangerez vos photos dans la section « Images » et les films dans « Vidéos ».
Avoir une copie de vos fichiers (documents, photos, vidéos) sur une clé USB est aussi une bonne habitude.
Le bureau, votre écran d’accueil, doit être vide hormis quelques documents téléchargés dernièrement ou des articles que vous êtes en train de lire. Avoir un bureau rempli de documents comme illustré ci-dessous, c’était une de mes pires habitudes…quelle perte de temps pour s’y retrouver !
Pour créer ses dossiers, il faut aller dans l’Explorateur de Fichiers soit en cliquant sur l’icône Microsoft, soit en allant dans la barre de tâches, tout en bas de l’écran et cliquer sur le dossier, l'icône tout à gauche comme dans l'image ci-dessous.
Vous aurez un nouvel écran qui va apparaître. Il y aura d'abord tous vos dossiers récemment utilisés et en descendant avec la molette de votre souris vous trouverez «Documents », cliquez dessus.
Un autre écran va apparaître avec peut-être des dossiers existants. Vous pourrez alors faire un clic droit, cliquer sur nouveau puis nouveau dossier. Vous allez le nommer et venir y ranger vos documents. Vous pourrez créer autant de dossiers que nécessaire.
Choisissez bien le nom de ce dossier pour qu’il soit suffisamment clair, ex : Factures.
Ne pas mettre de symboles, d’accent. Seuls les tirets du «6 » ou du « 8 » sont autorisés. Ne pas hésiter à mettre des dates pour mieux s’y retrouver.
Etape 3
ComFaire des sous-dossiers en répétant l'opération (clic droit, nouveau, nouveau dossier) et commencer à classer vos différents documents dedans.
Il faut partir du général (Factures) pour aller au particulier (2019) comme ci-dessous.
- Dossier : Factures
- Sous dossier : Téléphone
- Sous sous dossier : 2019
Voici ce que cela pourrait donner pour la partie centre d’intérêts sous forme de carte mentale :
Le classement, c’est très personnel, chacun aura une méthode favorite. Ce rangement vous permettra aussi de supprimer les documents enregistrés en double.
Si vous ne voulez pas de rangement alphabétique car vous avez trop d’archives, privilégiez l’enregistrement numérique « Année-Mois-Jour » et vos dossiers apparaitront de façon chronologique.
Quels documents conserver ?
Inutile de conserver des documents au-delà de ce que préconise l’Etat, retrouvez ici les durées de conservation par thème.
Sur le site du gouvernement, la question du mode de conservation des documents est aussi abordée :
« Si l'original du document est numérique et vous a été transmis par courrier électronique ou mis à disposition sur un site internet, il est conseillé de le conserver sous forme numérique (par exemple, relevé de compte bancaire, facture d'énergie ou d'accès à internet, avis d'imposition). En effet, si vous imprimez ce document, la version papier a valeur uniquement de copie » .
De même pour un document papier (un diplôme par exemple). Il doit être conservé sous son format original en cas de besoin. Conservez donc vos documents remis en version papier et faites une copie numérique par précaution (papier d’identité, livret de famille, carnet de santé…).
En cas de vol de papiers, Il faudra toujours commencer par demander le renouvellement de sa carte d’identité avant tout autre document car elle vous sera demandée pour le passeport et le permis de conduire. Rappel : avoir une copie de vos fichiers (documents, photos, vidéos) sur une clé USB ou un disque dur externe est aussi une bonne habitude.
Et vous ? Êtes-vous passé à la numérisation de vos documents ? Quel est votre système de classement ? N'hésitez pas à partager votre expérience.
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Marie Claire
