En avril dernier, j’ai suivi une formation sur la gestion de la messagerie avec Matthieu Desroches.
Lorsque j’étais cadre dans l’hôtellerie, je pouvais recevoir 80 à 100 mails par jour. A ce stade, il est difficile de ne pas se sentir submergée, je finissais par ne plus traiter les mails correctement. Je pouvais ouvrir un même message plusieurs fois dans la journée en me disant « Ah oui, il faut que je réponde à cet interlocuteur avant ce soir ! ». Mais je passais au mail suivant et j’oubliais de finir de traiter le message précédent qui pourtant était urgent.
Même si je n’ai plus le même volume de mails, comme je suis abonnée à plusieurs newsletters, j’ai toujours une certaine quantité de messages sans compter les publicités et les spams.
Lorsqu’on a trop de mails qui s’accumulent, on prend le risque d’oublier de traiter un message important ou de ne pas le voir ! C’est pourquoi cette formation m’a intéressée et j’aimerais vous donner quelques trucs pour mieux gérer votre boite mails.
Bien comprendre à quoi sert une messagerie !
Une messagerie, ce n’est pas un album photos ! Je vois souvent certaines boites mails remplies de messages avec des photos en pièces jointes qui n’ont pas été téléchargées sur l’ordinateur ou la tablette. C’est dommage car si votre messagerie se fait pirater, vous n’aurez plus du tout accès à ces photos. De plus, cela prend beaucoup d’espace de stockage sur votre messagerie…
Un boite mails, ce n’est pas non plus une liste de tâches, une « To do list » comme disent les anglophones. Certaines personnes préfèrent laisser les mails non traités, en vrac, dans leur boite de réception pour « ne pas oublier » de noter qu’EDF doit venir relever le compteur, que Free passera installer la box ou qu’il faut contrôler sa déclaration d’impôts.
Avec ce mode de fonctionnement, vous risquez de voir ces mails importants totalement noyés parmi des messages publicitaires ou sans importance.
Pour certains usagers, en effet, une boite de réception ne se vide jamais… on y laisse s’accumuler les messages en les ouvrant les uns après les autres. Il n’est pas étonnant de voir des boites de réception avec plus de 500 mails ainsi stockés… Feriez-vous la même chose avec votre boite aux lettres ? Je plaisante à moitié. Lorsque vous récupérez votre courrier chaque matin et que vous commencez à l’ouvrir, remettez-vous toutes ces lettres dans la boite en vous disant que vous les traiterez un autre jour ? Non… bien sûr ! Ayez donc ce même réflexe pour votre boite mails.
Comment structurer sa messagerie
Pour mieuxclasser ses mails, le formateur conseillait d’avoir les libellés suivants :
-la corbeille,
-un dossier archives ou classement,
-un dossier "actions" ou "à faire", "à suivre",
Lorsque vous traitez les mails de votre boite de réception chaque jour, vous avez 5 possibilités :
- Supprimer le courriel (publicité, information non importante, aucune réponse ou action attendue).
- Classer le courriel dans vos archives pour en conserver une trace.
- Y répondre aussitôt si cela prend moins de 2mn.
- Faire une action plus tard car vous n'avez pas le temps, vous placez alors ce mail dans le dossier « à faire" ou "à suivre".
- Transférer le mail parce qu'il concerne une autre personne.
Pour créer des libellés dans Gmail, il faut aller dans les paramètres comme sur l'image ci-dessus, cliquez sur la petite roue crantée, en haut, à droite de l’écran.
Ensuite vous sélectionnez « Libellés » et vous verrez tous les libellés existants que vous pouvez masquer pour n’avoir que ceux désirés.
Pour en créer un, il faut cliquer sur « Nouveau Libellé » dans cet onglet des paramètres.
Pour créer un « sous libellé » comme pour le dossier« à faire », il faut juste cliquer dans les trois petits points à droite du libellé « Actions » , sans passer par les paramètres exemple (ci-dessous).
Ensuite, vous verrez une liste de choix dont «Ajouter un sous libellé » en bas de liste :
Avec cette méthode « Zéro Courriels » de Matthieu Desroches, vous aurez des automatismes. Vous n’aurez plus cette accumulation de messages dans la boite de réception qui vous fait perdre du temps pour rechercher « le » mail important que vous deviez traiter !
Un des autres objectifs est de ne pas revenir plusieurs fois sur le même message comme je l’expliquais en introduction, c’est une perte de temps et de concentration.
Bien sûr, les mails que vous classez dans « à faire » ou « à suivre » devront être traités mais vous y reviendrez à un autre moment, que vous aurez choisi. L’idéal étant d’avoir vidé sa boite de réception chaque jour pour ne plus oublier de traiter un mail important.
Quelques astuces sur Gmail
Avez-vous déjà eu la mauvaise expérience d’envoyer un mail avec la mauvaise pièce jointe (ou sans la pièce jointe…) ? A vouloir répondre rapidement, cela arrive souvent !
Il existe un paramétrage sur Gmail permettant d’avoir un délai pour annuler un mail envoyé. Il faut aller dans les paramètres, dans la section « Général » puis chercher la partie « Annuler l’envoi » et vous pouvez alors choisir un délai plus important pour pouvoir annuler un mail envoyé par erreur.
A chaque mail envoyé, Gmail fera une notification en bas, à gauche de votre écran « Message envoyé ». Si vous souhaitez annuler l’envoi, vous aurez entre 5 et 30 secondes pour le faire en fonction du temps préalablement paramétré.
Si vous utilisez Google Agenda, l’agenda électronique de Google, vous pouvez aussi transformer un mail en évènement.
Imaginez que vous avez reçu la confirmation par mail d’un rendez-vous médical via Doctolib, voici comment l’enregistrer sur votre agenda :
Vous devez ouvrir le mail, aller dans les trois petits points comme indiqué ci-dessus et choisir "Créer un évènement", vous serez dirigé vers votre agenda et vous n’aurez plus qu’à valider le créneau.
Une dernière astuce, vous pouvez vous renvoyer un mail dont vous aurez besoin à une date ultérieure. Dans l'exemple ci-dessous, vous recevez ce mail mais vous ne voulez pas utiliser l’agenda de Google juste pour cela. Vous pouvez faire réapparaitre ce mail à une date de votre choix (la veille ou le matin même de votre rendez-vous) ce qui vous permettra d’avoir un rappel.
Il suffit de cliquer sur la petite horloge, en fin de ligne. Une fenêtre s’ouvrira vous laissant le choix de la date à laquelle vous souhaitez voir ce mail réapparaitre.
Il y a beaucoup d’autres fonctionnalités sur Gmail comme Outlook qui peuvent vous faciliter le traitement de vos courriels. Il suffit de s’y intéresser un peu et vous ne pourrez plus vous en passer ensuite !
Je compte sur vous pour partager cet article et de me faire part de vos remarques sur la page Facebook de Risaée 😊 ! Quelles sont vos astuces pour gérer votre boite mails ?
